Las 3 mejores herramientas de trabajo colaborativo online
El trabajo colaborativo se ha puesto de moda últimamente debido a las condiciones en las que la salud del mundo entero se ha puesto en peligro debido al COVID-19. Pero algo que rescatar de esta experiencia es que muchas empresas se han dado cuenta que pueden trabajar con sus empleados de manera remota mediante apps que hacen el proceso más sencillo.
Te mostramos las 3 mejores herramientas de trabajo colaborativo online para que comiences a trabajar de manera ordenada con tus colaboradores de otros países o que no pueden acercarse a las oficinas de momento.
La app/programa Trello
Ya las excusas de ¡eso no me tocaba hacerlo a mí! No podrán ser posibles gracias a Trello, un completo tablero de actividades en los que puedes agregar a los miembros de un departamento de una empresa o encargados de cierto proyecto para designarles tareas individuales a cada uno.
Es la opción más intuitiva del listado, pero no quiere decir que esta app online se quede incompleta, ya que si enumeráramos todas sus características haría falta un nuevo y extenso post. Sin embargo, vamos a mencionar las más resaltantes y que permitirán que el orden llegue al departamento de trabajo:
- Permite agregar personas: puedes agregar a todas las personas involucradas en un proyecto y definir cuáles son los responsables de designar las tareas y quienes simplemente deben ocuparse en seguirlas.
- Pueden definir fácilmente si se encuentran realizando la tarea, experimentan dificultades con la misma o ya la han terminado: esto es posible gracias a que Trello funciona mediante columnas. A cada columna se le puede añadir una etiqueta para darle una función y añadir tareas en formato de “post-it” a ellas, pudiendo determinar a una persona en específico para que la finalice.
- Múltiples modos de personalización del área de tareas: puedes trabajar como te parezca más cómodo, que es la principal ventaja de Trello, su interfaz plenamente modificable. Puedes crear tres columnas con tareas por hacer, en proceso y terminadas o quizás varias columnas que correspondan a cada empleado y asignarle las tareas directamente a cada uno y, mediante etiquetas que ellos vayan indicando el estado de esta.
Lo mejor de Trello es que es una app de trabajo colaborativo que permite subir fotos, videos y múltiples archivos al tablón de tareas. Con esto este se vuelve un centro de actividades principal muy fácilmente para aquellas personas que trabajen con archivos online, como programadores, redactores y diseñadores.
Compartir documentos con Google Docs
Otra de las grandes plataformas de trabajo colaborativo, completamente gratuita y con poderosas funciones de cara a funcionalidad se trata de Google Docs, una completa suite ofimática que se iguala a la de Microsoft, solo que esta opera en línea, sin tener que descargar un solo complemento para el ordenador.
Los documentos que se crean en Google Docs se guardan en Google Drive, lo cual es una importante ventaja ya que este sistema de almacenamiento permite, entre otras cosas, establecer qué cuentas de Google pueden acceder a cada archivo, o si te parece más cómodo, que solo puedan ver o editar un archivo aquellas personas con el enlace a dicho archivo.
En este punto está lo colaborativo de Google Docs: una persona puede establecer diferentes puntos a realizar en un archivo de hojas de cálculo y cada trabajador puede ir ocupándose según sus funciones e indicando el avance en la hoja si el encargado de suministrar la tarea le dio permiso para editar el documento.
También está la facilidad de compartir archivos de texto por medio de enlaces, sin tener que abrir tu cuenta de correo, colocar el correo, escribir un asunto, mensaje y finalmente subir un archivo. Con Google Docs simplemente creas un archivo con instrucciones y seleccionas “obtener enlace” y lo envías al destinatario mediante cualquier vía.
El destinatario también tiene la ventaja de que no tiene que crear nuevos archivos, sino que todo lo hace en el mismo archivo del enlace que le has mandado y con tan solo avisar que ha completado el trabajo podrás ver en el archivo que compartiste si evidentemente ha terminado o el documento debe mejorarse.
Nos gustó de esta poderosa herramienta de trabajo colaborativo el hecho de su integración completa con Google Drive, la cual es muy poderosa al permitir compartir carpetas enteras con compañeros de proyecto.
Skype para empresas
Claro que Skype puede servir para hablar con familiares mediante una llamada de voz y/o vídeo sobre IPde manera gratuita, pero es el potencial de trabajo colaborativo el que hace que sea una de las mejores opciones para ponerse de acuerdo con compañeros de labores para realizar cualquier proyecto, definir ciertos criterios a seguir y mostrar avances mediante video.
El fuerte de Skype para empresas radica en que los trabajadores pueden comunicarse en tiempo real, mostrar un video que bien puede estar relacionado con alguna duda o avance y comunicarse también mediante voz, lo cual es una clara ventaja a la hora de dejar muy en claro los puntos de vista y definir de manera adecuada las actividades para cada integrante del equipo.
La principal diferencia con esta versión de Skype con la personal es que la empresarial soporta una conferencia con hasta 250 personas simultáneamente (sí, con video incluido), pero esto no quiere decir que sea un caos total el saber quién habla, ya que el algoritmo de Skype sitúa en la zona superior de la interfaz a las personas que se encuentran hablando o mostrando alguna presentación, haciéndola una app con capacidades tremendas, pero muy ordenada.
Los principales beneficios del trabajo colaborativo
Ya te dimos las mejores herramientas para armar un equipo de colaboradores para un proyecto o definir un sistema ordenado para que un departamento u oficina trabaje de manera óptima, pero ¿Cuáles son los principales beneficios del trabajo colaborativo por Internet? Existen ventajas claras como también algunas desventajas a considerar, por ejemplo:
Ventajas del trabajo colaborativo
Las ventajas del trabajo colaborativo superan por mucho a las desventajas del mismo. Estas son algunas:
- Permite un ambiente de trabajo ordenado y siempre mantener informado a los demás de los progresos individuales para así saber en qué proceso se está quedando estancado el proyecto y, si es posible, los demás puedan ayudar en la dificultad al miembro del equipo.
- Hace que el trabajo fluya de manera óptima, completando metas en un tiempo menor.
- Cada integrante puede trabajar desde su hogar ya que al estar en contacto permanente mediante herramientas destinadas para ello es como si estuviesen en la oficina física.
- Mejora los procesos mediante los cuales se comparte información necesaria para que otros departamentos funcionen.
- Hace que los trabajadores se sientan más optimistas y productivos ya que siempre sabrán en qué porcentaje de avance va cada meta de un proyecto a gran escala.
Las desventajas del trabajo colaborativo en línea
Las desventajas de trabajar alejado de los demás son algunas pocas y van de cara a como nos relacionamos con las personas:
- Abandonas el contacto físico, bromas y la posibilidad de quedar con los compañeros de trabajo a final de la jornada.
- Debido a que todos sabrán qué miembro de la plantilla de trabajadores se está retrasando con su parte del proyecto este queda expuesto a malos comentarios por parte de compañeros de trabajo sin escrúpulos.
- Es necesaria la motivación constante por parte de los líderes de cada departamento de trabajo. El trabajar a distancia puede hacer crecer la desmotivación y procrastinación, teniendo así el empleado un rendimiento mediocre en algunos casos.
Ahora que sabes con qué herramientas puedes llevar a cabo un trabajo colaborativo óptimo no hay excusa ni virus que valga para seguir con las actividades laborales. Como verás, las ventajas superan por mucho a las desventajas de esta metodología de trabajo. ¿Tienes alguna otra manera con la cual trabajas de manera colaborativa con los demás mediante Internet?
